Velocità, precisione e affidabilità: i software di contabilità

in Economia

Un software di contabilità può essere decisamente utile per moltissime aziende e professionisti che desiderano rendere più rapide le operazioni legate al bilancio, l’inserimento dei dati, il raffronto degli indici di comparazione, le previsioni sugli investimenti (benchmarking) e le eventuali criticità da prevedere e risolvere.

Il bilancio, si sa, deve essere accurato e preciso per essere non solo regolamentare ma utile e funzionale a coordinare il flusso di lavoro: delegare la sua composizione a un software di contabilità permette di limitare gli errori e rendere più veloce l’operazione.

Vediamo insieme quali sono le caratteristiche più importanti che un ottimo programma di contabilità dovrebbe avere per aiutarti a scegliere il più adatto a te!

 

La tipologia di azienda

Ogni azienda e attività professionale è contraddistinta da peculiarità che devono essere assecondate dal programma per la contabilità: entrate e uscite, numero di dipendenti, contemporaneità dei progetti o ampio numero di clienti da gestire contemporaneamente sono solo alcune delle discriminanti.

Alcuni software sono più indicati per la gestione di piccole imprese, altri possono essere utili allo sviluppo di piani di più estese dimensioni.

 

Archivio e multimedialità

Per evitare di dover trascrivere i singoli dati (attività desueta e che espone al rischio di commettere qualche errore inavvertitamente) è decisamente utile poter integrare il bilancio con componenti multimediali, come scansioni o immagini, che eliminano un passaggio dalla procedura facendo risparmiare tempo a chi si occupa della contabilità. Disporre di un archivio sufficientemente capiente è anche utile a limitare il numero di documenti stampati da conservare, per ottenere una piena automazione delle procedure.

 

Personalizzazione delle impostazioni

Nella scelta del prodotto che meglio si adatta alle esigenze di ogni singola azienda è utile verificare quale sia il grado di personalizzazione delle impostazioni, grafiche e non, del programma individuato. Per alcune attività è utile avere a disposizione comandi rapidi posizionati in modo strategico, che possono condurre ad analisi specifiche; per altre può essere necessario rivalutare i bilanci passati per creare comparazioni con quelli più recenti. Esigenze di questo tipo possono essere facilitate e velocizzate dalla creazione di cartelle e comandi dedicati.

 

Facilità d’uso

Tutte le persone che in azienda si occupano della contabilità devono avere piena dimestichezza con il programma scelto, non solo per evitare errori e malfunzionamenti ma anche per sfruttare in pienezza tutte le potenzialità più utili ad analizzare l’andamento della società.

Se è la prima volta che utilizzi un software di contabilità sarà decisamente utile prevedere momenti di formazione al suo uso per tutti gli addetti, in modo che in poco tempo vengano a conoscenza nel dettaglio di tutte le sue potenzialità e possano procedere autonomamente e più spediti nella compilazione delle analisi.

Non di raro, gli sviluppatori dei software si mettono a disposizione per insegnare ai propri clienti come utilizzare il programma, in modo da rendere il suo uso più agevole e ancor più veloce e performante: nella scelta dell’azienda dovresti tenere conto anche di questa disponibilità, specie se nella tua società non siete ancora abituati a sistemi totalmente automatici.